De AVG is geen reden om e-mail niet te automatiseren. Maar het is wel een reden om het goed te doen. Want zodra u mail automatisch laat lezen en verwerken, verwerkt u persoonsgegevens. Dat geldt voor namen, e-mailadressen, klantgegevens, en alles wat er verder in een mail kan staan.
Dit artikel beschrijft wat er juridisch nodig is en hoe wij dat in de praktijk invullen. Geen juridisch advies — daarvoor heeft u een jurist — maar een eerlijk overzicht.
De rolverdeling
De AVG kent twee rollen bij gegevensverwerking.
Verwerkingsverantwoordelijke: dat bent u. U bepaalt welke mail verwerkt wordt, wat ermee gebeurt en waarom. U bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die verwerking.
Verwerker: dat zijn wij. Wij voeren uit wat u ons opdraagt. Wij bepalen niet welke gegevens verwerkt worden of waarvoor.
Dit onderscheid is belangrijk, want het bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is.
De verwerkersovereenkomst
Voordat wij met uw mail aan de slag gaan, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat wij wel en niet mogen, hoe lang wij gegevens bewaren, welke beveiligingsmaatregelen wij nemen, en wat er gebeurt als de samenwerking stopt.
Dit is geen formaliteit. Het is het document waar u op terugvalt als er iets misgaat.
Waar de verwerking draait
Dit is waar het voor veel bedrijven spannend wordt, en terecht. Als een AI-model uw mail leest, waar draait dat model dan?
Bij ons kiest u dat zelf:
Op uw eigen servers. U installeert een model zoals Ollama binnen uw eigen omgeving. De inhoud van uw mail verlaat uw netwerk niet. Voor organisaties in de zorg, financiële dienstverlening of bij de overheid is dit vaak de enige acceptabele optie.
Bij een externe AI-dienst. Sneller op te zetten, maar de inhoud die het model beoordeelt gaat naar die partij. Wij vertellen u vooraf welke partij dat is, zodat u kunt beoordelen of dat past bij uw verwerkingsgrondslag.
Geen training op uw data
Wij gebruiken uw mailinhoud niet om modellen te trainen. Niet onze eigen, niet die van een derde partij. Uw mail is van u, en daar verandert automatisering niets aan.
Bewaartermijnen
U stelt zelf in hoe lang verwerkte gegevens bewaard worden. Na afloop van onze samenwerking verwijderen wij uw gegevens binnen dertig dagen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.
Geen cookies, geen tracking
Dit punt gaat niet over de mailverwerking maar over deze website. We gebruiken geen cookies, geen analytics en geen advertentietrackers. Er is geen consent- balk, want er is niets om toestemming voor te vragen.
Praktisch
De AVG vraagt niet om perfectie. De AVG vraagt om bewuste keuzes, vastgelegde afspraken en eerlijke communicatie. Dat is wat we bieden.
Lees ons volledige privacybeleid of neem contact op met uw vragen.