"Per 1 januari passen wij onze prijzen aan": een prijsverhoging van een leverancier die niet ongemerkt ingaat
In het najaar mailen leveranciers dat hun prijzen per 1 januari omhooggaan. Zo'n mail lijkt op een nieuwsbrief, wordt gelezen en verdwijnt. In januari blijkt dat uw eigen prijzen nog op de oude inkoopprijs rekenen. Zo herkent de verwerking de aankondiging, zet ze de leverancier en de ingangsdatum in een lijst, legt ze het bericht aan de inkoper voor en komt er een herinnering voordat de nieuwe prijzen ingaan.
Lees meer Praktijk"Hierbij zeg ik ons contract op": een opzegging per mail die niet tussen wal en schip valt
Een klant zegt per mail zijn onderhoudscontract of abonnement op, en die mail wordt gelezen maar nergens verwerkt. Twee maanden later krijgt hij toch weer een factuur. Zo herkent de verwerking de opzegging, zoekt ze het contract op, legt ze de einddatum aan een collega voor, bevestigt ze de opzegging in hetzelfde gesprek en houdt een lijst bij welke contracten aflopen.
Lees meer Praktijk"Zijn jullie tussen kerst en oud en nieuw open?" Steeds dezelfde vraag, steeds uw eigen antwoord
Openingstijden, afhalen, het retouradres, de levertijd naar België: een deel van de mail op info@ is elke week dezelfde vraag. Toch typt een collega elke keer opnieuw een antwoord. Zo herkent de verwerking welke van uw vaste vragen het is, stuurt ze het antwoord dat u zelf heeft geschreven in hetzelfde gesprek en gaat alles wat niet past naar een collega.
Lees meer Praktijk"Kunnen wij bij u op rekening bestellen?" Een aanvraag als nieuwe klant die niet blijft hangen
Een bedrijf mailt dat het klant wil worden en op rekening wil bestellen. Voordat iemand die klant kan aanmaken, ontbreken het KvK-nummer, het factuuradres of het mailadres voor facturen, en gaat er een paar keer mail heen en weer. Zo haalt de verwerking de bedrijfsgegevens uit de mail, vraagt ze na wat ontbreekt, legt ze de aanvraag compleet aan een collega voor en staat de nieuwe klant na één klik in uw systeem.
Lees meer PraktijkMail aan een collega die uit dienst is: zo komt hij toch bij de juiste persoon
Een collega vertrekt, maar klanten blijven mailen naar zijn oude adres. Die mail komt in een mailbox waar niemand meer in kijkt, of in een doorstuurregel die niemand bijhoudt. Zo leest de verwerking die mailbox, laat ze de klant weten wie het nu oppakt, gaat de mail met het gesprek erbij naar de opvolger en ziet u welke klanten het oude adres nog gebruiken.
Lees meer Praktijk"Kan de monteur ook donderdag komen?" Een afspraak verzetten per mail zonder heen-en-weer
Een klant mailt dat de afspraak van dinsdag niet uitkomt en vraagt om een andere dag. Die mail moet bij de planner terechtkomen, en het antwoord terug bij de klant, voordat de monteur voor een dichte deur staat. Zo haalt de verwerking de afspraak en de gewenste dag uit de mail, legt ze het verzoek met één klik aan de planner voor en bevestigt ze de nieuwe datum in hetzelfde gesprek.
Lees meer Praktijk"Kunt u mij even terugbellen?" Een terugbelverzoek per mail dat niet verdwijnt
Een klant mailt dat hij liever even belt, en die mail wordt gelezen, gemarkeerd en vergeten. Een terugbelverzoek is lastig omdat het werk buiten de mailbox gebeurt. Zo haalt de verwerking het nummer en het gewenste moment uit de mail, bevestigt ze het verzoek, legt ze het bij de juiste collega neer en vraagt ze na of er echt gebeld is.
Lees meer Praktijk"Kunt u hier een prijs voor maken?" Een offerteaanvraag per mail die klaarligt voordat u begint
Een klant mailt een lijstje artikelen met aantallen en vraagt om een offerte. Voordat een verkoper eraan toekomt, ligt de mail een halve dag stil, en dan begint het overtypen. Zo haalt de verwerking de regels uit de mail, zet ze een concept-offerte klaar in uw ERP, bevestigt ze de aanvraag aan de klant en ligt alleen het laatste woord bij de verkoper.
Lees meer Praktijk"Verwijder al mijn gegevens": een privacyverzoek per mail dat de termijn haalt
Een klant mailt dat hij wil weten welke gegevens u van hem heeft, of dat u ze moet verwijderen. Volgens de AVG moet u binnen een maand reageren, maar zo'n verzoek staat vaak onderaan een gewone mail. Zo herkent de verwerking het verzoek, zet ze het met een uiterste datum in een lijst, bevestigt ze de ontvangst en waarschuwt ze op tijd als het nog openstaat.
Lees meer Praktijk"Ik heb toch al betaald?" Reacties op uw betalingsherinnering die niet blijven liggen
Na een ronde betalingsherinneringen mailen klanten terug dat ze al betaald hebben, dat de factuur niet klopt of dat ze een regeling willen. Zo leest de verwerking welke factuur het is en wat de klant zegt, kijkt ze in uw boekhouding of de betaling binnen is en antwoordt ze in hetzelfde gesprek. Een betwiste factuur of een regeling gaat met alle gegevens naar een collega.
Lees meer Praktijk"Hebben jullie dit op voorraad?" Zo staat het antwoord er voordat de klant verder zoekt
Een klant mailt of een artikel op voorraad is, en terwijl de mail wacht tot iemand het ERP opent, vraagt hij het ook bij een concurrent. Zo leest de verwerking het artikel en het aantal uit de mail, kijkt ze zelf in uw ERP en antwoordt ze in hetzelfde gesprek. Alleen wat uitleg nodig heeft, gaat naar een collega.
Lees meer Praktijk"Dit is al de tweede keer": een klacht per mail die niet blijft liggen
Een klacht per mail is geen vraag die u automatisch wilt beantwoorden, maar ook geen mail die tot morgen kan wachten. Zo krijgt de klant meteen bericht, ligt de klacht met de order en de klantgegevens erbij bij de juiste collega en houdt een klachtenlijst bij welke nog openstaan.
Lees meer Praktijk"Wanneer wordt onze factuur betaald?" Het antwoord staat al in uw boekhouding
Leveranciers mailen om te vragen of hun factuur al betaald is, en iemand van de administratie zoekt het op, kijkt de vervaldatum na en mailt terug. Zo zoekt de verwerking de leverancier en zijn facturen zelf op in uw boekhoudpakket, beantwoordt ze de gewone vraag in hetzelfde gesprek en komt alleen de factuur die vastzit bij een collega.
Lees meer Praktijk"Ons factuuradres is gewijzigd": klantgegevens bijwerken zonder overtypen
Klanten mailen een nieuw factuuradres, een ander mailadres voor facturen of een nieuwe contactpersoon, en die wijziging blijft hangen tot iemand hem overtypt. Zo zet de verwerking de oude en de nieuwe gegevens naast elkaar, beslist een collega met één klik en staat de wijziging daarna in uw CRM.
Lees meer Praktijk"Ik wil dit terugsturen": retourverzoeken per mail zonder zoekwerk
Een klant mailt dat hij iets wil retourneren, en een collega moet eerst de order opzoeken, de leverdatum nakijken en de retourvoorwaarden erbij pakken. Zo legt de verwerking elk retourverzoek zelf naast de order in uw ERP, ziet ze of het binnen de termijn valt en krijgt de klant antwoord in hetzelfde gesprek.
Lees meer Praktijk"Kan ik mijn bestelling nog aanpassen?" Zo ligt dat verzoek niet te wachten
Een klant mailt om een order te annuleren of een aantal te wijzigen, en die mail ligt nog in de mailbox terwijl het magazijn de order al inpakt. Zo kijkt de verwerking meteen of de order nog te wijzigen is, legt de wijziging aan een collega voor en bevestigt het aan de klant in hetzelfde gesprek.
Lees meer PraktijkOrderbevestiging van een leverancier: zie de afwijking voordat uw klant belt
Leveranciers bevestigen uw inkooporder met een andere leverdatum, een ander aantal of een andere prijs, en die mail verdwijnt tussen de rest. Zo legt de verwerking elke bevestiging naast de order in uw ERP en komt alleen de afwijking bij een collega.
Lees meer PraktijkBestelling zonder artikelnummer: automatisch navragen wat er ontbreekt
Een bestelling zonder aantal, artikelnummer of afleveradres blijft liggen tot iemand de klant terugmailt. Zo vraagt de verwerking zelf na wat er ontbreekt, in hetzelfde gesprek, en gaat de order door zodra het antwoord binnen is.
Lees meer Praktijk"Hebben jullie mijn mail wel ontvangen?"
Klanten bellen om te vragen of hun mail is aangekomen, of sturen hem nog een keer. Een ontvangstbevestiging die alleen op echte klantmail gaat, neemt die onzekerheid weg.
Lees meer PraktijkNieuwe of bestaande klant? Zo weet de verwerking wie er mailt
Een mailadres zegt weinig, maar uw CRM weet precies wie erachter zit. Zo zoekt de verwerking elke afzender op, gaat de mail van een vaste klant naar zijn eigen accountmanager en komt een nieuwe aanvraag niet tussen de rest terecht.
Lees meer PraktijkHoeveel mail krijgt u eigenlijk binnen, en waarover?
Wie een gedeelde mailbox beheert, weet vaak niet hoeveel bestellingen, klachten en vragen er per week binnenkomen. Zo krijgt u elke maandag een overzicht in uw mailbox, opgebouwd uit wat de verwerking die week zelf heeft gezien.
Lees meer Praktijk"Waar blijft mijn bestelling?" Het antwoord staat al in uw ERP
Vragen naar de status van een order zijn kort, talrijk en altijd hetzelfde: opzoeken, overnemen, terugmailen. Zo haalt de verwerking het antwoord zelf uit uw systeem en gaat alleen het afwijkende geval naar een collega.
Lees meer PraktijkSpoedmail die niemand oppakt: wat er gebeurt als de eerste collega niet reageert
Een mail met spoed herkennen is het makkelijke deel. Het lastige is zorgen dat iemand hem ook echt oppakt. Zo bouwt u een escalatie die doorloopt tot er iemand reageert.
Lees meer PraktijkNieuwsbrieven, out-of-office en meldingen: de mail die geen klant is
Een groot deel van wat er binnenkomt op een gedeeld adres is geen klantmail. Zo haalt u de ruis eruit, zonder de berichten te verliezen waar het om gaat.
Lees meer PraktijkEén mail, drie vragen: wat gebeurt er met de rest?
Klanten zetten een bestelling, een adreswijziging en een factuurvraag in één e-mail. Zo krijgt elk onderdeel een eigen route en blijft er niets liggen.
Lees meer PraktijkMail in het Duits, Engels of Frans: zo blijft hij niet liggen
Een bestelling in het Duits wacht vaak op de ene collega die Duits leest. Zo verwerkt u mail in elke taal op dezelfde manier en komt alleen wat een mens nodig heeft bij wie de taal spreekt.
Lees meer PraktijkMail buiten kantooruren: meteen verwerkt, pas binnen werktijd bij een collega
Een bestelling om elf uur 's avonds kan direct het ERP in. De vraag aan een collega hoeft pas om negen uur de volgende ochtend. Zo splitst u wat meteen kan van wat werktijd nodig heeft.
Lees meer PraktijkAutomatisch mailen als er iets verandert in uw ERP
Een order gaat op verzonden, een offerte of een klant wordt aangemaakt. Zo gaat de mail die daarbij hoort vanzelf de deur uit, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Lees meer TechniekWat er met uw mail gebeurt als een koppeling hapert
Mailservers en koppelingen vallen soms even weg. Zo vangt e-mailautomatisering dat op: opnieuw proberen bij een hapering, stoppen bij een echte fout.
Lees meer Praktijk"Ja, doe maar": waarom een losse mail niets zegt
Een antwoord in een mailwisseling betekent pas iets als u weet waar het op reageert. Automatisering die alleen het laatste bericht leest, mist precies dat.
Lees meer PraktijkMail automatiseren zonder de controle kwijt te raken
Veel bedrijven automatiseren hun mail niet uit angst dat er iets verkeerds de deur uitgaat. Met een goedkeuringsstap beslist een collega waar het telt.
Lees meer PraktijkVijf signalen dat uw gedeelde mailbox niet meer werkt
Een gedeelde mailbox begint altijd overzichtelijk. Deze vijf signalen vertellen u dat het kantelpunt voorbij is.
Lees meer TechniekE-mail automatiseren zonder nieuwe inbox
De meeste tools voor e-mail automatisering vervangen uw mailbox door hun eigen interface. Dat hoeft niet.
Lees meer PraktijkWaarom info@ altijd dichtslibt
Een gedeelde mailbox is geen systeem. Het is een wachtrij zonder eigenaar, en dat loopt vanzelf vast.
Lees meer TechniekIMAP en Gmail: hoe wij uw mailbox koppelen zonder wachtwoord
De koppeling met uw mailbox werkt via IMAP of Gmail. U behoudt volledige controle en kunt de toegang op elk moment intrekken.
Lees meer TechniekAI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie
Het verschil tussen een chatbot en bruikbare automatisering zit in de vorm van het antwoord.
Lees meer PraktijkDe mail die nooit beantwoord werd
Opvolging is geen discipline maar een ontwerpprobleem. Wachten hoort een stap in het proces te zijn.
Lees meer JuridischAVG en e-mail verwerking: wat u moet regelen
Als u mail automatisch laat verwerken, verwerkt u persoonsgegevens. Dit is wat de AVG van u vraagt en hoe wij daarmee omgaan.
Lees meer PraktijkOvertypen kost meer dan u denkt
Elke keer dat iemand gegevens uit een mail overtypt in een ander systeem, kost dat tijd en levert het fouten op. Zo rekent u uit wat het u kost.
Lees meer TechniekE-mail koppelen aan uw ERP, CRM of boekhouding
De gegevens die u nodig heeft staan al in uw mail. Het probleem is ze eruit halen en in het juiste systeem krijgen.
Lees meer