Op verkoop@ komt om tien voor negen een mail binnen:
Goedemorgen,
Kunt u een prijs maken voor: 40 stuks 40-2215 12 stuks 40-3108 6 rollen 71-0040
Levering op ons adres in Zwolle, graag uiterlijk eind volgende week. Een offerte voor vrijdag zou fijn zijn.
Het is een goede mail. Duidelijke artikelnummers, aantallen, een adres en een datum. Toch gebeurt er de hele ochtend niets mee. De verkoper die hem oppakt, moet de klant opzoeken, een nieuwe offerte aanmaken in het ERP en drie regels overtypen. Dat is een kwartier werk, en een kwartier vindt hij pas na de lunch.
Waarom een offerteaanvraag blijft liggen
Een offerteaanvraag voelt als werk dat aandacht verdient. Dus wordt hij bewaard voor een rustig moment. Dat moment komt laat, of pas de volgende dag.
Ondertussen weet de klant niet of zijn mail is aangekomen. En wie om een offerte vraagt, vraagt die vaak bij meer dan één leverancier. De eerste offerte die binnenkomt, zet de toon voor de rest.
Het meeste van dat kwartier is geen verkoopwerk. Het is opzoeken en overtypen. Het echte werk, kijken of de prijs klopt en of de levertijd haalbaar is, duurt vaak maar een paar minuten.
Over wat er gebeurt nadat de offerte de deur uit is, schreven we al eerder. Zie De mail die nooit beantwoord werd en Automatisch mailen als er iets verandert in uw ERP. Dit stuk gaat over de stap daarvoor: de aanvraag die binnenkomt.
Van mail naar concept-offerte
De mailbox wordt elke minuut gecontroleerd. Zodra de aanvraag binnen is, zet de verwerking dezelfde stappen als de verkoper.
Ze leest de aanvraag. Een AI-model haalt uit de mail wat er nodig is: dat het om een offerteaanvraag gaat, welke regels erin staan met artikelnummer en aantal, het afleveradres, de gewenste leverdatum en wanneer de klant de offerte wil hebben. U bepaalt zelf welke velden het model teruggeeft. Het zijn vaste velden, geen losse tekst. De regels komen terug als een lijst, hoeveel het er ook zijn. Waarom die vaste vorm ertoe doet, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Ze zoekt de klant op. Met het mailadres van de afzender vraagt de verwerking de klant op in uw CRM of ERP. Dan is bekend voor welk klantnummer de offerte is. Hoe dat opzoeken werkt, leest u in Nieuwe of bestaande klant?.
Ze maakt een concept aan. Via de API van uw ERP legt de verwerking een nieuwe offerte aan, met het klantnummer en alle regels in één keer. Kent uw ERP een conceptstatus, dan blijft de offerte daarin staan tot een verkoper hem afmaakt. Rekent uw ERP bij een nieuwe offerte zelf de prijzen en de afspraken met deze klant uit, dan staan die er meteen in.
Ze bevestigt de aanvraag. De klant krijgt antwoord op zijn eigen mail, in dezelfde wisseling. De tekst schrijft u zelf:
Goedemorgen,
Dank voor uw aanvraag. We hebben de drie artikelen genoteerd en sturen u de offerte uiterlijk vrijdag.
Daarmee weet de klant dat zijn aanvraag er ligt, en wanneer hij iets hoort. Wilt u zo'n bevestiging alleen op echte klantmail, lees dan "Hebben jullie mijn mail wel ontvangen?".
Wat de verkoper krijgt
De verkoper begint niet bij een lege offerte. Hij krijgt een mail met alles op een rij: de klant, de regels zoals de klant ze vroeg, het nummer van de concept-offerte in het ERP en de datum waarop de klant een antwoord verwacht.
Onder die mail staan een paar knoppen die u zelf benoemt. Bijvoorbeeld:
- Ik maak hem af. De verkoper opent het concept, kijkt de prijzen en de levertijd na en stuurt de offerte zoals hij dat altijd doet.
- Wij leveren dit niet. De klant krijgt een nette afmelding in hetzelfde gesprek. De verkoper kan er een zin bij typen, bijvoorbeeld met een alternatief.
- Geef door aan een collega. De vraag gaat naar de volgende persoon op een lijst die u zelf opstelt.
Zo blijft het laatste woord bij een mens, en het overtypen bij de verwerking. Hoe zo'n keuze met één klik werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken.
Als niemand reageert. De verwerking wacht niet eindeloos. Klikt de verkoper niet binnen een tijd die u instelt, dan gaat de vraag naar een collega. Zo haalt u ook de vrijdag die de klant noemde. Hoe zo'n escalatie werkt, leest u in Spoedmail die niemand oppakt.
Wanneer de verwerking het concept overslaat
Niet elke aanvraag past in een concept-offerte. De verwerking maakt dan geen concept aan, maar zet de aanvraag met alles wat ze eruit kon halen bij een verkoper als:
- de klant artikelen omschrijft in plaats van ze te noemen, zoals "dezelfde kabelgoten als in het voorjaar"
- de afzender niet bekend is in uw CRM, want een eerste aanvraag is ook een kans om kennis te maken
- het om een project gaat met tekeningen, maatwerk of een bezoek op locatie
- het totale aantal boven een grens komt die u zelf instelt
Ontbreekt er alleen een gegeven, zoals een aantal of een afleveradres, dan kan de verwerking dat ook eerst zelf navragen in hetzelfde gesprek. Zie Bestelling zonder artikelnummer: automatisch navragen wat er ontbreekt.
Als de klant ja zegt
Vaak komt het akkoord als antwoord op uw offerte: "Akkoord, graag leveren zoals aangeboden." Op zichzelf zegt die regel weinig. Omdat de verwerking het hele gesprek kent, weet ze op welke offerte het slaat. Waarom dat verschil maakt, leest u in "Ja, doe maar": waarom een losse mail niets zegt.
Wat er nodig is aan uw kant
Een ERP met een API waarmee u offertes kunt aanmaken. De verwerking moet een offerte met regels kunnen vastleggen en de klant kunnen opzoeken. Heeft uw systeem een OpenAPI-beschrijving, dan lezen we die in en zien we welke gegevens een offerte nodig heeft.
Afspraken over wie wat oppakt. Eén verkoper voor alles, of een vaste accountmanager per klant. Dat legt u een keer vast.
Twee korte teksten. Een bevestiging voor de klant en een afmelding voor als u iets niet levert. Die schrijft u een keer, in uw eigen toon.
Waar het ophoudt
De verwerking stuurt zelf geen offerte. Ze maakt een concept en legt het voor. Prijzen nakijken, korting geven en de offerte versturen doet de verkoper.
Ze bedenkt geen prijzen. De prijzen in het concept komen uit uw ERP. Rekent uw pakket ze niet zelf uit bij een nieuwe offerte, dan vult de verkoper ze in.
Bijlagen lezen we niet mee. Staat de lijst met artikelen alleen in een bijgevoegde Excel of pdf, dan ziet de verwerking die niet. Zo'n aanvraag gaat naar een verkoper, met de mail en de klantgegevens erbij.
Kortom
Een offerteaanvraag is een klant die wil kopen. Laat de verwerking de regels uit de mail halen, de klant opzoeken, een concept-offerte klaarzetten in uw ERP en de aanvraag meteen bevestigen. De verkoper doet wat alleen hij kan: de prijs en de levertijd beoordelen, en de offerte versturen.