Als het over e-mailautomatisering gaat, gaat het meestal om mail die binnenkomt. Een bestelling in orders@ die in het ERP moet, een vraag die bij de juiste collega moet landen. Maar een groot deel van het mailwerk gaat de andere kant op.
Een order gaat op verzonden, en de klant wil weten wanneer hij iets kan verwachten. Een klant wordt aangemaakt, en er moet een welkomstmail met de afspraken uit. Een offerte staat een week open, en iemand moet vragen hoe het ermee staat.
In al die gevallen staat de aanleiding in uw eigen systeem. De mail die erbij hoort, schrijft een medewerker met de hand.
Waarom die mail blijft liggen
Het systeem weet dat er iets veranderd is. De mailbox weet het niet. Daartussen zit een mens die het verband moet leggen: het overzicht openen, zien wat er nieuw is, de mail opstellen, de gegevens overnemen en op verzenden drukken.
Zolang het rustig is, gaat dat goed. Op een drukke dag schuift het door naar morgen, of wordt het vergeten. Dan belt de klant met de vraag waar zijn levering blijft, terwijl die allang onderweg is. Het probleem is niet dat de informatie ontbreekt. Het probleem is dat hij niet vanzelf bij de klant komt.
Uw systeem als startpunt
Een verwerking hoeft niet te beginnen bij een binnenkomende mail. Ze kan ook beginnen bij een wijziging in uw eigen software.
Dat werkt via de API van uw pakket. Het systeem kijkt om de paar minuten naar een lijst die u aanwijst: nieuwe orders, klanten, offertes, of wat uw pakket aanbiedt. Staat daar iets nieuws in, dan start de verwerking voor dat ene item. Elk item wordt één keer opgepakt. Staat dezelfde order er bij de volgende controle nog, dan wordt er niet opnieuw gemaild.
U kunt ook laten reageren op een wijziging in een bestaand item. U geeft aan naar welke velden het systeem moet kijken, bijvoorbeeld de status van een order. Verandert een van die velden, dan start de verwerking opnieuw voor dat item. Zo wordt "order staat op verzonden" een moment waarop er iets gebeurt, in plaats van een regel in een overzicht waar niemand naar kijkt.
Voor de koppeling zelf gebruiken we dezelfde methode als voor alle andere koppelingen: de OpenAPI-beschrijving van uw pakket, of rechtstreeks de API. Hoe dat werkt, leest u op de pagina Koppelingen.
De mail zelf
Zodra de verwerking loopt, heeft ze de gegevens uit uw systeem bij de hand: klantnaam, ordernummer, afleveradres, wat er in het item staat. Die komen in de mail terecht op de plek die u aangeeft. De mail gaat uit via uw eigen mailbox, dus de klant krijgt hem van het adres dat hij van u kent.
Is een vaste tekst niet genoeg, dan kan een AI-model een voorstel schrijven op basis van dezelfde gegevens. Wilt u dat eerst iemand meeleest, dan zet u er een goedkeuringsstap tussen. Hoe dat werkt, staat in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken.
En als de klant antwoordt?
Een mail versturen is vaak niet het einde. Bij een offerte wilt u een reactie. Bij een verzendbericht wilt u weten of er iets misgaat.
Daarom kan de verwerking na het versturen blijven wachten op een antwoord op precies die mail. Komt het antwoord, dan loopt de verwerking verder met de reactie van de klant erbij. Komt er binnen de termijn die u stelt niets, dan volgt de route die u daarvoor heeft ingericht: een herinnering, of een taak voor de accountmanager. Dat principe staat uitgewerkt in De mail die nooit beantwoord werd.
Zo wordt de mail vanuit uw ERP geen losse melding, maar het begin van een gesprek dat gevolgd wordt.
Een paar voorbeelden
Verzendbevestiging. Een order gaat in het ERP op verzonden. De klant krijgt een mail met het ordernummer en het afleveradres. Reageert de klant met een vraag, dan komt die bij de juiste collega terecht met de order erbij.
Offerte opvolgen. Er wordt een offerte aangemaakt. De verwerking stuurt hem naar de klant en wacht. Na de termijn die u stelt zonder reactie gaat er een herinnering uit. Blijft het daarna stil, dan komt de offerte op de lijst van de accountmanager.
Nieuwe klant. Er wordt een klant aangemaakt in het CRM. De klant ontvangt een welkomstmail met de gegevens die u vastlegt, en de verantwoordelijke collega krijgt een seintje.
Waar het ophoudt
Dit werkt als uw pakket een API heeft die een lijst van zulke items kan teruggeven. De meeste moderne pakketten doen dat. Heeft uw pakket die mogelijkheid niet, dan is er niets om naar te kijken.
Het is ook geen directe melding. Het systeem controleert met tussenpozen van een paar minuten, dus de mail gaat kort na de wijziging de deur uit, niet op hetzelfde moment. Voor een verzendbericht of een welkomstmail is dat geen probleem. Voor iets dat binnen seconden moet gebeuren, is dit niet de juiste oplossing.
En de mail is zo goed als de gegevens in uw systeem. Staat er een verkeerd e-mailadres bij de klant, dan gaat de mail naar dat adres. Wilt u daar zeker van zijn, zet er dan een controle of een goedkeuringsstap tussen.
Kortom
Veel mail begint niet in de mailbox, maar in uw eigen systeem. Door die wijzigingen als startpunt te gebruiken, gaat de bijbehorende mail vanzelf de deur uit, met de juiste gegevens, en wordt het antwoord gevolgd. Niemand hoeft nog in een overzicht te kijken wat er vandaag gemaild moet worden.
Voor de andere richting, mail die in uw systeem moet komen, leest u E-mail koppelen aan uw ERP, CRM of boekhouding.