Vrijwel elk bedrijf heeft een ERP, CRM of boekhoudsysteem waar gegevens in moeten staan. En vrijwel elk bedrijf heeft een mailbox waar diezelfde gegevens binnenkomen, in ongestructureerde vorm.
Een bestelling in een mail. Een factuur als PDF. Een klantwijziging in een antwoord op een eerder gesprek. Die gegevens moeten in het systeem, en iemand moet ze erin zetten.
Dat iemand is bijna altijd een mens. En die mens doet het handmatig.
Waarom een directe koppeling niet genoeg is
De voor de hand liggende oplossing is een koppeling bouwen tussen de mailbox en het systeem. Maar een standaard e-mail bevat geen gestructureerde gegevens. Er staat geen JSON in een bestelling die een klant stuurt.
Om gegevens uit een mail in een systeem te krijgen, moet er een stap tussen: de mail moet begrepen worden. Welk type bericht is het? Over welke klant gaat het? Welke gegevens staan erin, en in welk format?
Dat is het deel dat tot voor kort alleen door een mens gedaan kon worden. Met hedendaagse AI-modellen kan dat anders.
De tussenstap: van tekst naar gegevens
Wij zetten een AI-model in dat de mail leest en de gegevens eruit haalt in het format dat uw systeem verwacht. Dat werkt niet met vaste regels die u zelf moet schrijven, maar door in gewone taal te beschrijven wat u wilt weten.
Het resultaat is een set ingevulde velden. Een ordernummer, een artikellijst, een klantnaam, een bedrag. Die velden worden gecontroleerd voordat ze verder gaan: klopt het format, bestaan de waarden, is er niets vergeten?
De koppeling: via de API van uw systeem
Zodra de gegevens er zijn, moeten ze het systeem in. Daar gebruiken we de API van uw software voor. Vrijwel elk modern pakket heeft er een: Exact, AFAS, Brincr, Salesforce, HubSpot, of wat u ook gebruikt.
Heeft uw systeem een OpenAPI-beschrijving — de standaard die de meeste pakketten tegenwoordig leveren — dan lezen wij die in en weten we welke handelingen mogelijk zijn. Dat bespaart het meeste bouwwerk.
Is er geen beschrijving maar wel een API, dan koppelen we handmatig op de endpoints die u nodig heeft. Iets meer werk aan onze kant, voor u hetzelfde resultaat.
Wat dat in de praktijk oplevert
Een klant die bestellingen ontvangt per mail hoeft die niet meer over te typen in het ordersysteem. De bestelling komt binnen, wordt gelezen, gecontroleerd en aangemaakt. Klopt er iets niet, dan gaat het naar een mens.
Een accountantskantoor dat facturen per mail ontvangt hoeft die niet meer handmatig in de boekhouding te zetten. De factuur wordt herkend, de gegevens worden uitgelezen en geboekt.
Dat is geen toekomstmuziek. Dat is wat wij doen.
Geen lijst, maar een methode
Wij geven u geen lijst met twintig koppelingen en hopen dat de uwe erbij zit. Wij koppelen met wat u heeft, als het een API heeft. Dat is een belangrijk verschil: u hoeft niet te wachten tot uw pakket op onze roadmap verschijnt.
Vertel ons welk systeem u gebruikt en we vertellen u of het kan.