Eind oktober komt er op inkoop@ een mail binnen van een vaste leverancier:
Geachte relatie,
Door gestegen grondstof- en transportkosten zijn wij genoodzaakt onze prijzen per 1 januari aan te passen. Voor het grootste deel van ons assortiment bedraagt de verhoging 4 procent. De nieuwe prijslijst sturen wij u in december toe.
De collega die hem opent, leest hem, denkt "dat zien we in januari wel", en gaat verder met de bestellingen van vandaag. In de weken erna komen er nog vijf van zulke mails binnen, van andere leveranciers, met andere percentages en andere data.
In februari ziet de administratie dat de inkoopfacturen hoger uitvallen dan de inkooporders. En dat een deel van uw eigen verkoopprijzen nog rekent met de inkoopprijs van vorig jaar.
Waarom zo'n aankondiging blijft liggen
Hij leest als een nieuwsbrief. "Geachte relatie", een algemene tekst, geen ordernummer. Zo'n mail lijkt op alle andere berichten die een leverancier rondstuurt, en wordt net zo snel weggeklikt. Hoe u die echte ruis scheidt van wat ertoe doet, leest u in Nieuwsbrieven, out-of-office en meldingen: de mail die geen klant is. Een prijsaanpassing hoort juist niet bij de ruis.
Er hoeft vandaag niets. De verhoging gaat pas over twee maanden in. Er is geen klant die wacht en geen order die vastzit. Dus krijgt de mail geen voorrang, en tegen de tijd dat het wel moet, weet niemand meer waar hij staat.
Ze komen allemaal tegelijk. In oktober en november kondigen veel leveranciers hun nieuwe prijzen aan. Wie dat in de mailbox moet bijhouden, heeft na drie weken geen overzicht meer welke leverancier wat heeft gemeld.
De inkoper is niet de enige die het moet weten. Wie de verkoopprijzen bepaalt, wie offertes maakt en wie de facturen controleert, hebben er allemaal mee te maken. Komt de mail binnen op een gedeeld adres, dan weet geen van hen dat hij er is.
Een prijsverschil op één inkooporder is iets anders. Dat ziet u als de leverancier uw order bevestigt, en daar gaat Orderbevestiging van een leverancier: zie de afwijking voordat uw klant belt over. De aankondiging komt eerder. Wie die goed afhandelt, hoeft het verschil niet pas op de orderbevestiging te ontdekken.
Van mail naar een lijst met prijswijzigingen
De mailbox wordt elke minuut gecontroleerd. Zodra de mail binnen is, zet de verwerking een paar stappen.
Ze herkent de aankondiging. Een AI-model leest de mail en geeft terug wat er nodig is: of het een prijswijziging is, van welke leverancier, per welke datum, en wat er staat over de hoogte, bijvoorbeeld een percentage of een paar artikelen met hun nieuwe prijs. U bepaalt zelf welke velden het model teruggeeft. Het zijn vaste velden, geen losse tekst. Waarom dat ertoe doet, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Niet elke mail over prijzen is een prijswijziging. Een aanbieding, een actiefolder of een nieuwsbrief met "scherpe prijzen" gaat niet de lijst in. Twijfelt het model, dan gaat de mail naar de inkoper als gewone mail.
Ze zoekt de leverancier op. Met het mailadres van de afzender zoekt de verwerking de leverancier op in uw ERP, als dat via de API kan. Dan staat er bij de aankondiging om welke leverancier in uw systeem het gaat en wie de inkoper is die hem beheert. Noemt de mail artikelen, en geeft uw ERP de huidige inkoopprijs van die artikelen terug, dan zet de verwerking de oude prijs naast de nieuwe.
Ze zet de aankondiging in een lijst. Elke prijswijziging komt in een lijst, met de leverancier, de datum van de mail, de ingangsdatum, wat er over de hoogte is gemeld en de status. Zo ziet u in november in één oogopslag welke leveranciers per 1 januari duurder worden, en welke aankondigingen nog niemand heeft bekeken. Los van de mailbox, en los van wie er die dag op inkoop@ let.
Ze ruimt de mail op. De oorspronkelijke mail blijft in uw eigen mailbox staan. De verwerking kan hem verplaatsen naar een map zoals "Prijswijzigingen", zodat hij niet tussen de orderbevestigingen verdwijnt. Waarom de mail in uw eigen mailbox blijft, leest u in E-mail automatiseren zonder nieuwe inbox.
Staat de prijswijziging onderaan een mail die ook iets anders meldt, bijvoorbeeld een gewijzigde levertijd, dan krijgt elk onderdeel een eigen route. Zie Eén mail, drie vragen.
Wat de inkoper krijgt
De inkoper die de leverancier beheert, of de collega die u daarvoor aanwijst, krijgt een mail met alles op een rij: welke leverancier, per wanneer, wat er over de hoogte is gemeld en, als uw ERP dat geeft, de huidige prijzen ernaast. Hij hoeft de oorspronkelijke mail niet op te zoeken.
Onder die mail staan een paar knoppen die u zelf benoemt. Bijvoorbeeld:
- Gezien, verwerken. De aankondiging staat in de lijst als "te verwerken". De inkoper past de prijzen aan wanneer de nieuwe prijslijst er is.
- Ik reageer zelf. Wil de inkoper eerst met de leverancier praten over de verhoging of de ingangsdatum, dan blijft de aankondiging op "in overleg" staan tot hij hem afrondt.
- Geen prijswijziging. Was het toch een aanbieding of een nieuwsbrief, dan gaat de mail uit de lijst.
Hoe zo'n keuze met één klik werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken.
Als niemand klikt. Komt er binnen een tijd die u instelt geen antwoord, dan gaat de vraag naar een collega. Een aankondiging blijft dan niet liggen bij een inkoper die die week vrij is. Hoe zo'n escalatie werkt, leest u in Spoedmail die niemand oppakt.
Voordat de nieuwe prijzen ingaan
Tussen de aankondiging en de ingangsdatum zitten vaak weken. Dat is de tijd om uw eigen prijzen en lopende offertes na te lopen. Het probleem is niet dat die tijd er niet is, maar dat niemand eraan herinnerd wordt.
De verwerking kan wachten tot een moment dat u kiest, voor de ingangsdatum die uit de mail kwam. Dan krijgt de inkoper een herinnering met de leverancier, de ingangsdatum en wat er gemeld is. Staat de aankondiging dan nog op "te verwerken", dan ziet hij dat ook. Zo komt de herinnering binnen als er nog tijd is om iets te doen, niet in februari.
Kan uw ERP via de API een opmerking of een datum bij een leverancier opslaan, dan zet de verwerking de aankondiging na de klik van de inkoper ook daar. Dan ziet ook wie een offerte maakt dat er een prijswijziging aankomt.
Als de leverancier terugmailt
Reageert de inkoper op de aankondiging, en antwoordt de leverancier met "de verhoging geldt niet voor uw raamcontract" of "we schuiven het op naar 1 maart", dan zegt dat bericht op zichzelf weinig. Omdat de verwerking het hele gesprek kent, weet ze dat het over deze prijswijziging gaat. Het antwoord gaat met de aankondiging erbij naar dezelfde inkoper. Waarom dat gesprek ertoe doet, leest u in "Ja, doe maar": waarom een losse mail niets zegt.
Wat er nodig is aan uw kant
Afspraken over wie het oppakt. De inkoper per leverancier, of één collega die alle prijswijzigingen bijhoudt. Dat legt u een keer vast.
Een ERP met een API, als u wilt opzoeken. Dan weet de verwerking welke leverancier het is en kan ze de huidige prijzen erbij zetten. Heeft uw ERP een OpenAPI-beschrijving, dan lezen we die in. Zonder zo'n systeem werkt het ook. Dan staat alles in de lijst en zoekt de inkoper de prijzen zelf op.
Een keuze voor de herinnering. Hoe lang voor de ingangsdatum u de herinnering wilt krijgen. Dat stelt u een keer in.
Waar het ophoudt
Bijlagen lezen we niet mee. Veel leveranciers sturen de nieuwe prijslijst als pdf of spreadsheet in een bijlage. Die inhoud ziet de verwerking niet. Ze herkent wel dat de mail een prijswijziging aankondigt, zet hem in de lijst en meldt de inkoper dat de prijzen in de bijlage staan. Het inlezen van de lijst zelf blijft werk voor de inkoper.
De verwerking past geen prijzen aan. Ze haalt op wat er in de mail en in uw systeem staat en legt het aan de inkoper voor. Welke inkoopprijs en welke verkoopprijs er in uw ERP komen, bepaalt een mens.
Ze ziet alleen wat per mail binnenkomt. Meldt een leverancier zijn nieuwe prijzen alleen in een portaal of telefonisch, dan staat dat niet in de lijst.
Kortom
Een prijsaanpassing van een leverancier is geen spoedmail, en juist daarom blijft hij liggen. Laat de verwerking de aankondiging herkennen, de leverancier erbij zoeken en alles in een lijst zetten. De inkoper krijgt het bericht met alles op een rij en beslist met één klik wat ermee gebeurt. Voor de nieuwe prijzen ingaan komt er een herinnering. Zo ontdekt u een prijsverhoging niet pas op de eerste factuur van het nieuwe jaar.