Op inkoop@ komt een mail binnen van een leverancier: "Hierbij bevestigen wij uw order 4500-2231. Levering week 46."
De collega die hem opent, ziet een bevestiging en archiveert hem. Klaar. Alleen stond er in de inkooporder week 44. En op die twee weken wacht een klant die zijn bestelling over twee weken verwacht.
Niemand heeft iets fout gedaan. De leverancier heeft het netjes gemeld. Maar een bevestiging leest als goed nieuws, en het verschil zit in één getal dat u pas ziet als u de order ernaast legt. Dat doet niemand bij de dertigste bevestiging van de dag.
De andere kant van de mailbox
Bijna alles wat over e-mailautomatisering geschreven wordt, gaat over klanten: bestellingen, vragen, klachten. Maar bij een groothandel of installatiebedrijf komt een groot deel van de mail van leveranciers. Orderbevestigingen, gewijzigde leverdata, artikelen die tijdelijk niet leverbaar zijn, een prijsaanpassing per volgende maand.
Die mail heeft een eigen probleem. Het meeste klopt gewoon. De leverancier bevestigt wat u besteld heeft, op de datum die u vroeg. Daardoor leert iedereen om bevestigingen snel weg te klikken. En juist daardoor valt de ene die niet klopt niet op.
De gevolgen komen later, en ergens anders. Bij de klant die vraagt waar zijn bestelling blijft. Bij de monteur die op de bouwplaats staat zonder materiaal. Bij de factuur die hoger uitvalt dan de inkooporder.
Eerst lezen wat de leverancier bevestigt
De verwerking begint met het lezen van de mail. Het AI-model vult een vast formulier in: het inkoopordernummer, de bevestigde leverdatum en per regel het artikel, het aantal en de prijs. Staat iets niet in de mail, dan blijft dat veld leeg. Het model vult niets aan uit eigen fantasie. Waarom dat vaste formulier het verschil maakt, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft.
Is de mail een antwoord op een eerder bericht, dan leest de verwerking het hele gesprek mee. "Akkoord, maar artikel 3 pas in week 48" zegt los weinig. Samen met de mail waarop het een antwoord is, wel. Hoe dat werkt, staat in "Ja, doe maar": waarom een losse mail niets zegt.
Geen inkoopordernummer te vinden, of is het geen bevestiging maar een nieuwsbrief of een algemene prijslijst? Dan loopt de mail een andere route. Hoe u de ruis eruit haalt, leest u in De mail die geen klant is.
Dan naast de order in uw ERP
Met het ordernummer haalt de verwerking de inkooporder op uit uw ERP. Daarna liggen twee lijstjes naast elkaar: wat u besteld heeft, en wat de leverancier bevestigt.
Welke verschillen ertoe doen, bepaalt u vooraf. Bijvoorbeeld:
- Een latere leverdatum dan in de inkooporder staat.
- Een lager aantal, of een regel die helemaal ontbreekt.
- Een andere prijs dan u heeft afgesproken.
- Een ander artikel, zoals een vervanger voor iets dat niet meer leverbaar is.
Komt alles overeen, dan hoeft er niemand naar te kijken. De verwerking legt de bevestiging vast in uw ERP, als uw ERP daar een plek voor heeft, en verplaatst de mail naar een map voor afgehandelde bevestigingen. In uw mailbox ziet u direct wat al gecontroleerd is. Hoe de koppeling met uw systeem werkt, staat in E-mail koppelen aan uw ERP, CRM of boekhouding.
De afwijking gaat naar een collega
Wijkt er iets af, dan gaat de mail naar de collega die over inkoop gaat. Niet als nog een mail in de stapel, maar met het verschil erbij:
Order 4500-2231 bij leverancier Van Dijk Techniek. Besteld: levering week 44. Bevestigd: levering week 46. Overige regels komen overeen.
Die collega beslist met één klik: de nieuwe datum accepteren, of de leverancier benaderen. Accepteert hij, dan zet de verwerking de nieuwe verwachte leverdatum in uw ERP. Reageert hij niet op tijd, dan gaat de vraag door naar een ander. Hoe zo'n beslisstap werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken.
Het verschil met handwerk: de afwijking wordt niet gezien omdat iemand toevallig goed oplette. Hij wordt gezien omdat elke bevestiging wordt nagelopen.
En dan de klant
Een latere levering van een leverancier betekent vaak een latere levering aan uw eigen klant. Houdt uw ERP bij welke verkooporders op deze inkooporder wachten, dan kan de verwerking dat ook opzoeken.
De collega ziet dan niet alleen dat de levering twee weken opschuift, maar ook welke klanten dat merken. Wilt u die klanten zelf informeren, dan kan de verwerking een bericht klaarzetten dat de collega eerst ziet voordat het de deur uitgaat. Uw klant hoort het van u, en niet pas als hij zelf gaat vragen. Over mail die vanuit uw ERP vertrekt, leest u meer in Automatisch mailen als er iets verandert in uw ERP.
Wat er nodig is aan uw kant
Een ERP met een API waarin u inkooporders kunt opvragen. Op ordernummer, met de regels, aantallen, prijzen en leverdata erbij. Werkt uw software met een API, dan kunnen we er in de regel mee koppelen. Zie koppelingen.
Een ordernummer dat de leverancier terugstuurt. De meeste leveranciers noemen uw ordernummer in het onderwerp of in de tekst. Doet een leverancier dat niet, dan is de koppeling met de juiste order een gok, en dan gaat de mail naar een collega.
Een afspraak over wat een afwijking is. Is een dag later al een probleem, of pas een week? Telt een prijsverschil van een paar cent mee? Dat bepaalt u, niet het model.
Waar het ophoudt
Bijlagen lezen we niet mee. Veel leveranciers sturen hun orderbevestiging als pdf. De verwerking leest de tekst van de mail, niet de inhoud van de bijlage. Staat de bevestiging alleen in een pdf, dan gaat de mail naar een collega. Dat is eerlijk gezegd bij sommige leveranciers de regel, en dat is goed om vooraf te weten.
Artikelnummers van de leverancier zijn niet de uwe. Bevestigt de leverancier met zijn eigen artikelnummers, dan moet uw ERP die kennen om ze aan uw regels te koppelen. Kent uw ERP ze niet, dan vergelijkt de verwerking op wat wel te koppelen is, en gaat de rest naar een collega.
Geen bevestiging is ook een signaal. Een leverancier die helemaal niet reageert, valt buiten deze route. Hoe u wachten op een antwoord als stap inricht, leest u in De mail die nooit beantwoord werd.
Kortom
Een orderbevestiging leest als goed nieuws, en daarom wordt hij weggeklikt. Laat de verwerking elke bevestiging naast de inkooporder in uw ERP leggen. Wat klopt, wordt vastgelegd en opgeborgen. Wat afwijkt, komt bij een collega met het verschil erbij, voordat uw klant erachter komt.