Op verkoop@ komt om kwart over acht een mail binnen: "Hebben jullie artikel 40-2215 nog op voorraad? We hebben er 60 nodig, liefst deze week."
Het is geen bestelling. Nog niet. De klant wil eerst weten of het kan. En de kans is groot dat hij dezelfde vraag op hetzelfde moment aan nog twee leveranciers heeft gestuurd.
Om half elf opent een collega de mail. ERP open, artikel zoeken, voorraad bekijken, terugmailen: "Ja, we hebben er 85 liggen." Het antwoord is goed. Alleen had de klant om negen uur al besteld bij de leverancier die als eerste terugmailde.
Waarom juist deze vraag snel moet
De meeste mail kan een uur wachten. Een voorraadvraag niet altijd. Wie vraagt of iets op voorraad is, staat op het punt te kopen. Het antwoord bepaalt bij wie.
Toch blijven deze mails liggen, om dezelfde reden als statusvragen: ze zijn klein, ze vragen een schakeling naar het ERP, en ze worden bewaard voor straks. Het verschil is dat een late statusvraag een ontevreden klant oplevert, en een late voorraadvraag een order die nooit binnenkomt.
Statusvragen over een order die al geplaatst is, behandelen we in Waar blijft mijn bestelling?. Dit stuk gaat over de vraag die daarvoor komt.
Het antwoord opzoeken in uw ERP
De verwerking volgt dezelfde stappen als de collega, zodra de mail binnen is. De mailbox wordt elke minuut gecontroleerd.
Ze leest de vraag. Een AI-model haalt uit de mail wat er nodig is: dat het om een voorraadvraag gaat, welk artikelnummer de klant noemt, hoeveel stuks hij zoekt en of hij een datum noemt. U bepaalt zelf welke velden het model teruggeeft. Het zijn vaste velden, geen losse tekst. Waarom dat ertoe doet, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Ze kijkt in uw ERP. Met het artikelnummer vraagt de verwerking het artikel op via de API van uw systeem. Wat terugkomt, is wat de collega op het scherm zou zien: de vrije voorraad, en als uw ERP dat bijhoudt, wanneer de volgende levering binnenkomt.
Ze vergelijkt. Is de vrije voorraad groter dan of gelijk aan het gevraagde aantal, dan kiest de verwerking het ene antwoord. Is het minder, dan het andere. Die keuze is een vaste regel, geen inschatting van een taalmodel.
Ze antwoordt in het gesprek. De klant krijgt antwoord op zijn eigen mail, in dezelfde wisseling. De tekst schrijft u zelf:
Goedemorgen,
Artikel 40-2215 is op voorraad in het door u gevraagde aantal. Als u vandaag bestelt, kunnen we het deze week leveren. U kunt uw bestelling als antwoord op deze mail sturen.
U kiest ook wat u wel en niet noemt. Sommige bedrijven zetten het exacte aantal in het antwoord. Andere schrijven alleen "op voorraad" of "beperkt op voorraad", zodat concurrenten niet kunnen meekijken.
Als het niet op voorraad is
Juist dan is een snel antwoord het meest waard. Een klant die hoort dat het artikel over tien dagen binnenkomt, kan beslissen of hij wacht. Een klant die niets hoort, beslist zonder u.
Houdt uw ERP bij wanneer de volgende inkooporder binnenkomt, dan kan de verwerking die datum in het antwoord zetten. Wilt u dat liever niet automatisch beloven, omdat leveranciers ook weleens schuiven, dan gaat dit antwoord eerst langs een collega. Die ziet het artikel, de voorraad en de verwachte datum bij elkaar, en keurt met één klik goed of past aan. Hoe dat werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken. Of die datum zelf klopt, hangt af van de bevestiging van uw leverancier. Zie Orderbevestiging van een leverancier.
Wanneer een collega het overneemt
Niet elke voorraadvraag heeft een standaardantwoord. De verwerking laat het automatische antwoord achterwege en zet de vraag bij een collega als:
- de klant geen artikelnummer noemt, maar een omschrijving als "die blauwe afdichtringen van vorige keer"
- het artikelnummer niet bestaat in uw ERP
- de klant naar meerdere artikelen tegelijk vraagt
- er een prijs of een korting wordt gevraagd
- het om een grote hoeveelheid gaat, boven een grens die u zelf instelt
De collega hoeft dan niet opnieuw te beginnen. De mail, wat de verwerking eruit heeft gehaald en wat het ERP teruggaf, staan samen in de vraag die hij krijgt. Ontbreekt er alleen een gegeven, zoals het aantal, dan kan de verwerking dat ook zelf navragen. Zie Bestelling zonder artikelnummer: automatisch navragen wat er ontbreekt.
Wie er vraagt
Een vaste klant mag meestal alles weten. Bij een onbekend mailadres wilt u misschien voorzichtiger zijn. De verwerking kan de afzender eerst opzoeken in uw CRM. Een bekende klant krijgt het automatische antwoord. Een nieuw adres gaat naar een verkoper, want een eerste aanvraag is ook een kans om kennis te maken. Hoe dat opzoeken werkt, leest u in Nieuwe of bestaande klant?.
En dan de bestelling
Vaak volgt de bestelling als antwoord op uw mail: "Prima, stuur er dan 60." Op zichzelf zegt die regel weinig. Omdat de verwerking het hele gesprek kent, weet ze welk artikel bedoeld is en hoeveel. Waarom dat verschil maakt, leest u in "Ja, doe maar": waarom een losse mail niets zegt.
Wat er nodig is aan uw kant
Een ERP met een API die voorraad laat zien. De verwerking moet per artikel de vrije voorraad kunnen opvragen. Heeft uw systeem een OpenAPI-beschrijving, dan lezen we die in en zien we welke gegevens er per artikel beschikbaar zijn.
Een voorraad die klopt. Het antwoord is zo goed als wat er in uw ERP staat. Is de voorraad daar al een week niet bijgewerkt, dan is het antwoord dat ook niet.
Twee of drie vaste teksten. Een voor "op voorraad", een voor "niet genoeg op voorraad" en eventueel een voor "binnenkort weer binnen". Die schrijft u een keer, in uw eigen toon.
Waar het ophoudt
Er wordt niets gereserveerd. De verwerking kijkt alleen. Zegt ze om acht uur dat er 85 liggen en bestelt een andere klant om negen uur 50 stuks, dan is het antwoord van acht uur niet meer waar. Wilt u dat de klant dat weet, zet het dan in uw vaste tekst.
Bijlagen lezen we niet mee. Staat de lijst met artikelen alleen in een bijgevoegde Excel of pdf, dan ziet de verwerking die niet. Zo'n vraag gaat naar een collega.
Een lijst met artikelen gaat naar een mens. Vraagt de klant naar tien artikelen in één mail, dan legt de verwerking die vraag bij een collega, met de artikelnummers en aantallen alvast op een rij.
Kortom
Een voorraadvraag is een koopsignaal. Laat de verwerking het artikel en het aantal uit de mail halen, de voorraad opvragen in uw ERP en antwoorden in het gesprek, terwijl de klant nog aan het vergelijken is. Wat uitleg of een prijs nodig heeft, gaat met alle gegevens erbij naar een collega.