Er komt een bestelling binnen per mail. Een medewerker opent het bericht, leest de gegevens, opent het ordersysteem en typt alles over. Artikelnummer, hoeveelheid, afleveradres, referentienummer.
Dat duurt drie tot vijf minuten als het meezit. Tien als het een lange bestelling is of als de klant een lastig format gebruikt.
De meeste bedrijven doen dit tientallen keren per dag en beschouwen het als onderdeel van het werk. Het is ook onderdeel van het werk. Maar het is een onderdeel dat niets toevoegt en dat fouten introduceert die pas later zichtbaar worden.
De kosten van overtypen
De directe kosten zijn eenvoudig te berekenen. Tel hoeveel berichten per dag handmatig worden overgetypt, en hoeveel minuten dat per bericht kost. Vermenigvuldig dat met het uurloon en u heeft een jaarbedrag.
Bij twintig berichten per dag en vijf minuten per bericht is dat ruim anderhalf uur per werkdag. Op jaarbasis is dat meer dan 350 uur. Dat is bijna twee maanden fulltime werk, besteed aan iets wat een computer beter kan.
De kosten van fouten
De indirecte kosten zijn lastiger te meten, maar meestal groter. Een verkeerd artikelnummer levert een verkeerde levering op. Een tikfout in een hoeveelheid levert een retour op. Een vergeten referentienummer levert een telefoontje op van een klant die zijn bestelling niet kan traceren.
Elk van die fouten kost tijd om recht te zetten: bij uw klantenservice, bij uw magazijn, bij uw administratie. En het kost vertrouwen bij uw klant.
Waarom het niet bij regels of templates blijft
De eerste oplossing die mensen proberen is een template: een formulier dat de klant moet invullen. Dat werkt als u genoeg marktmacht heeft om het af te dwingen, en bij klanten die het formulier ook daadwerkelijk invullen.
In de praktijk blijven bestellingen binnenkomen als losse mails, als PDF in de bijlage, als antwoord op een eerder gesprek, of als doorgestuurde mail van iemand anders binnen het bedrijf. Geen template gaat dat oplossen.
Lezen in plaats van overtypen
De aanpak die wel werkt is de mail laten lezen door een systeem dat de gegevens er zelf uit haalt. Niet met vaste regels die breken zodra het format verandert, maar met een AI-model dat begrijpt wat er staat, ongeacht hoe het geschreven is.
Het model geeft geen tekst terug maar ingevulde velden: artikelnummer, hoeveelheid, adres. Die velden worden gecontroleerd — klopt het format, bestaan de waarden — en gaan dan automatisch naar uw ordersysteem.
Klopt er iets niet, dan gaat het naar een mens. Maar het overgrote deel is goed, en dat bespaart niet alleen de typtijd maar ook de fouten.
Meten wat het scheelt
Begin met tellen. Hoeveel berichten per dag worden er handmatig overgetypt? Hoeveel fouten zijn er per maand te herleiden naar een typfout of een gemist gegeven?
Die twee getallen vertellen u of automatisering de moeite waard is. Meestal is het antwoord ja, ruimschoots.