Wie e-mail automatiseert, gaat ervan uit dat het werkt. Meestal doet het dat ook. Maar elke verwerking leunt op systemen die niet van u zijn: uw mailserver, de mailserver van de ontvanger, de API van uw ERP of boekhouding. Die zijn niet altijd bereikbaar.
Een mailserver die even niet reageert. Een ERP dat 's nachts een update krijgt. Een inlog die wordt geweigerd en een paar seconden later gewoon lukt. Wie weleens "probeer het later opnieuw" terugkreeg op een verstuurde mail, kent het.
Bij handwerk lost een collega dat vanzelf op: die probeert het nog een keer. Bij automatisering is de vraag wat het systeem doet. Het echte risico is een stap die stilletjes mislukt, waarna niemand merkt dat een bestelling nooit in het ERP is aangekomen.
Twee soorten fouten
Niet elke fout is hetzelfde. Het helpt om er twee te onderscheiden.
Tijdelijke fouten gaan over het moment. De verbinding viel weg, de server was druk, de inlog werd even geweigerd terwijl de gegevens klopten. Kort daarna lukt precies hetzelfde verzoek wel.
Blijvende fouten gaan over het verzoek zelf. Het adres van de ontvanger bestaat niet. De mailbox van de ontvanger is vol. Het bericht is geweigerd als spam. Nog een keer proberen verandert daar niets aan.
Een automatisering die elke fout hetzelfde behandelt, zit er altijd naast. Stopt ze bij elke fout, dan valt de verwerking stil door een hapering van een paar seconden. Probeert ze alles opnieuw, dan blijft ze verzoeken sturen die nooit gaan lukken.
Bij een tijdelijke fout: opnieuw proberen
Bij de stappen in uw mailbox, zoals een mail versturen, verplaatsen, kopiëren, markeren of verwijderen, leest het systeem de melding van de mailserver. Gaat het om een tijdelijke fout, dan wordt de stap opnieuw geprobeerd: tot drie keer, met tien seconden ertussen.
Bij een koppeling met uw eigen software via de API gebeurt hetzelfde. Mislukt een aanroep, bijvoorbeeld door een time-out of een verlopen sessie, dan wordt die tot drie keer herhaald voordat de stap als mislukt geldt.
Alleen die ene stap wordt herhaald. Wat ervoor al gedaan is, gebeurt niet nog een keer. Zijn de gegevens al uit de mail gehaald, dan worden ze niet opnieuw opgevraagd. De herhaalde stap krijgt dezelfde gegevens mee als de eerste poging.
Bij een blijvende fout: stoppen
Een blijvende fout wordt niet herhaald. Een adres dat niet bestaat, bestaat over tien seconden ook niet. Opnieuw proberen levert alleen meer foutmeldingen op.
Bij de stappen in uw mailbox zijn we nog strenger. Een foutmelding die het systeem niet herkent, behandelen we ook als blijvend. De reden is eenvoudig: een mail twee keer versturen is erger dan hem één keer niet versturen. Waar we niet zeker weten dat herhalen veilig is, doen we het niet.
De stap stopt dan, met de oorspronkelijke melding van de server erbij. Zo is achteraf te zien waarom het misging.
U bepaalt wat er daarna gebeurt
Een stap die blijft mislukken, hoeft de verwerking niet stil te leggen. U kunt per stap een aparte route inrichten voor als het misgaat.
Bijvoorbeeld: lukt het niet om de bestelling in het ERP te zetten, zet de mail dan in een map "Handmatig" en stuur een collega een bericht. Dan staat de mail op een plek waar iemand hem oppakt.
Is er geen aparte route, dan stopt de verwerking bij de stap die mislukte. Elke verwerking wordt stap voor stap vastgelegd, dus het is terug te zien welke stap het was en wat de melding was. Is de oorzaak verholpen, dan kan die stap opnieuw worden gestart. De verwerking gaat dan verder vanaf die stap, zonder de stappen ervoor te herhalen.
En als uw mailbox zelf even onbereikbaar is?
Er is ook een andere kant: mail die binnenkomt terwijl de verbinding met uw mailbox weg is.
Het systeem controleert uw mailbox elke minuut. Het kijkt daarbij niet alleen naar wat er sinds de vorige keer bij is gekomen, maar naar de meest recente mail van de afgelopen dagen. Een korte onderbreking wordt zo bij de volgende geslaagde controle ingehaald.
Mail die al eerder is ingelezen, wordt herkend aan zijn Message-ID. Dat is het unieke kenmerk dat elk mailprogramma aan een bericht meegeeft. Zo'n mail wordt niet nog een keer ingelezen, dus terugkijken levert geen dubbele verwerking op.
Het inlezen zelf verandert niets in uw mailbox. Er wordt niets verplaatst of verwijderd, en een ongelezen mail blijft ongelezen tot een stap in uw verwerking hem als gelezen markeert.
Waar het ophoudt
Opnieuw proberen is bedoeld voor een hapering van seconden. Ligt uw ERP een middag plat, dan zijn drie pogingen in een halve minuut niet genoeg. Daarvoor is de aparte route: die zorgt dat zo'n mail bij een collega terechtkomt in plaats van te blijven liggen.
Ook kan een melding die tijdelijk lijkt, blijvend zijn. Een geweigerde inlog is soms een hapering bij de mailprovider en soms toegang die is ingetrokken. Het systeem probeert zo'n inlog daarom een paar keer. Lukt het dan nog niet, dan stopt de stap met de melding van de server erbij.
Kortom
Storingen horen bij software die met andere software praat. Een hapering vangt de verwerking op door het opnieuw te proberen. Een echte fout stopt direct, met de reden erbij. Voor wat dan nog overblijft, legt u vooraf vast bij wie het terechtkomt.
Lees ook Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken, over een goedkeuringsstap met een eigen route voor als niemand reageert, en E-mail koppelen aan uw ERP, CRM of boekhouding.