Op info@ komt woensdagochtend een mail binnen:
Goedemorgen,
Wij zijn een installatiebedrijf uit Zwolle en willen graag vaker bij u bestellen. Is het mogelijk om een account op rekening te krijgen?
Met vriendelijke groet, Erik Smit, Smit Installatietechniek
Een collega mailt terug met een lijstje: KvK-nummer, btw-nummer, factuuradres, een mailadres voor facturen. Twee dagen later komt de helft daarvan terug. De klant wil intussen bestellen.
Waarom een aanvraag blijft hangen
Een nieuwe klant is goed nieuws. Toch ligt juist deze mail vaak dagen stil.
Er ontbreekt altijd iets. Een bedrijf dat klant wil worden, weet niet welke gegevens u nodig heeft. De eerste mail is bijna nooit compleet. Elk gat kost een mail heen en een mail terug.
Er moet iemand beslissen. Op rekening leveren is een besluit. Iemand van de administratie of verkoop wil eerst weten wie het is. Die persoon kijkt niet in info@.
De gegevens worden overgetypt. Als alles compleet is, typt iemand het bedrijf over in het CRM of ERP. Een typfout in het mailadres voor facturen merkt u pas als de eerste factuur niet aankomt. Waarom overtypen meer kost dan het lijkt, leest u in Overtypen kost meer dan u denkt.
De aanvrager hoort niets. Zolang niemand beslist, krijgt het bedrijf geen antwoord. Het bestelt dan ergens anders, of belt.
Een onbekende afzender herkennen is iets anders. Dat gaat over elke mail van iemand die nog niet in uw CRM staat. Zie Nieuwe of bestaande klant?. Hier gaat het om de aanvraag zelf: een bedrijf dat vraagt om klant te worden, en alles wat daarvoor geregeld moet worden.
Van mail naar complete aanvraag
De mailbox wordt elke minuut gecontroleerd. Zodra de mail binnen is, zet de verwerking een paar stappen.
Ze leest de aanvraag. Een AI-model haalt uit de mail wat er staat: de bedrijfsnaam, de contactpersoon, het KvK-nummer, het btw-nummer, het factuuradres, het mailadres voor facturen. Wat er niet in staat, blijft leeg. U bepaalt zelf welke velden het model teruggeeft. Het zijn vaste velden, geen losse tekst. Waarom dat ertoe doet, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Ze kijkt of het bedrijf al bekend is. Met de bedrijfsnaam en het mailadres vraagt de verwerking uw CRM. Staat het bedrijf er al in, dan gaat de mail naar de collega die die klant kent, en niet als nieuwe aanvraag verder. Zo komt hetzelfde bedrijf niet twee keer in uw systeem.
Ze vraagt na wat ontbreekt. Mist er een verplicht gegeven, dan vraagt de verwerking het na in hetzelfde gesprek. Ze vraagt alleen wat er echt ontbreekt, niet het hele lijstje opnieuw:
Goedemorgen,
Dank voor uw aanvraag. Om een account op rekening voor u aan te maken, missen we nog uw KvK-nummer en het mailadres waarop u de facturen wilt ontvangen.
Antwoordt het bedrijf, dan leest de verwerking dat antwoord als aanvulling op de eerste mail. Blijft het antwoord uit, dan stuurt ze na een termijn die u kiest een herinnering. Hoe dat navragen werkt, leest u in Bestelling zonder artikelnummer: automatisch navragen wat er ontbreekt.
Wat de collega krijgt
Pas als de aanvraag compleet is, krijgt de collega die over nieuwe klanten beslist een mail. Daarin staat alles op een rij: het bedrijf, de contactpersoon en alle gegevens die de klant heeft opgegeven. Hij hoeft de mails niet bij elkaar te zoeken.
Onder die mail staan een paar knoppen die u zelf benoemt. Bijvoorbeeld:
- Goedkeuren. De verwerking maakt de klant aan in uw CRM of ERP, met de gegevens uit de mail. De aanvrager krijgt in hetzelfde gesprek bericht dat zijn account klaarstaat.
- Eerst nakijken. Er gaat nog niets naar de aanvrager. De collega kan er een notitie bij typen, bijvoorbeeld dat hij eerst wil bellen.
- Niet op rekening. De aanvrager krijgt een tekst die u zelf schrijft, met wat er wel kan, zoals vooraf betalen.
Hoe zo'n keuze met één klik werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken.
Kan uw CRM of ERP via de API geen klant aanmaken, dan werkt het ook. Dan typt de collega de klant over uit een mail waarin alles al compleet en op een rij staat, en zorgt de verwerking dat de aanvrager bericht krijgt.
Als niemand klikt. De verwerking wacht niet eindeloos. Komt er binnen een tijd die u instelt geen antwoord, dan gaat de aanvraag naar een collega. Zo blijft een nieuwe klant niet wachten op iemand die die week vrij is. Hoe zo'n escalatie werkt, leest u in Spoedmail die niemand oppakt.
Een eigen controle ertussen
Wilt u een bedrijf eerst nakijken voordat het op rekening mag bestellen, dan kan die stap erbij. Gebruikt u daarvoor een dienst met een API, dan kan de verwerking die raadplegen en de uitkomst bij de aanvraag zetten. Heeft die dienst een OpenAPI-beschrijving, dan lezen we die in. De beslissing blijft bij de collega. Hoe zo'n koppeling werkt, leest u in E-mail koppelen aan uw ERP, CRM of boekhouding.
Wat er nodig is aan uw kant
Een lijst van wat verplicht is. Welke gegevens moeten er zijn voordat een klant op rekening mag bestellen. Dat legt u een keer vast.
Iemand die beslist. Een vaste collega, of een volgorde van collega's als de eerste er niet is.
Een CRM of ERP met een API, als u wilt aanmaken. Dan staat de klant na de klik direct in uw systeem. Zonder API werkt het ook, met één keer overtypen.
Een paar korte teksten. Een vraag om ontbrekende gegevens, een bevestiging en een tekst voor als u niet op rekening levert. Die schrijft u een keer, in uw eigen toon.
Waar het ophoudt
De verwerking beslist niet wie op rekening mag bestellen. Ze zorgt dat de aanvraag compleet en op een rij bij een collega ligt. Het besluit neemt een mens.
Ze controleert niet of de gegevens kloppen. Ze neemt over wat de klant opgeeft. Een verkeerd KvK-nummer blijft verkeerd, tenzij u een eigen controle koppelt of de collega het nakijkt.
Bijlagen lezen we niet mee. Stuurt het bedrijf een ingevuld aanvraagformulier als pdf, dan ziet de verwerking de inhoud niet. Dan vraagt ze de gegevens na in de mail, of gaat de aanvraag met de bijlage naar de collega.
Kortom
Een aanvraag als nieuwe klant is bijna nooit compleet, en elk gat kost een paar dagen. Laat de verwerking de bedrijfsgegevens uit de mail halen, alleen navragen wat ontbreekt en de complete aanvraag aan een collega voorleggen. Met één klik staat de klant in uw systeem en weet de aanvrager dat hij kan bestellen.