Een van de eerste vragen die we krijgen is: hoe koppelen jullie eigenlijk met onze mailbox? En direct daarna: is dat veilig?
Beide vragen zijn terecht. Uw mailbox bevat klantgegevens, contracten, facturen en interne communicatie. Dat geef je niet zomaar uit handen.
Twee manieren, dezelfde controle
We ondersteunen twee koppelingen: IMAP en Gmail.
IMAP is het standaardprotocol dat vrijwel elke zakelijke mailbox ondersteunt. Of u nu Microsoft 365, een eigen mailserver of een ander hostingpakket heeft: als u er een mailprogramma op kunt aansluiten, kunnen wij dat ook.
Bij IMAP maakt u een apart account aan met beperkte rechten, specifiek voor de koppeling. Dat account kan alleen lezen en mappen beheren. Wilt u de koppeling stoppen, dan schakelt u dat account uit.
Gmail werkt via een beveiligde koppeling waarbij u nooit een wachtwoord aan ons afgeeft. U autoriseert de toegang via uw Google-account, met precies de rechten die nodig zijn. Die autorisatie kunt u op elk moment intrekken via uw Google-instellingen.
Wat er na de koppeling gebeurt
Zodra de koppeling staat, controleren wij de mailbox elke minuut op nieuwe berichten. Dat is geen batch die 's nachts draait: nieuwe mail is vrijwel direct in behandeling.
Wat we ophalen is niet alleen het losse bericht. We reconstrueren het hele gesprek, ook als er berichten ontbreken in deze mailbox. Heeft iemand het onderwerp aangepast of vanaf een ander adres geantwoord, dan koppelen we dat alsnog aan het juiste gesprek.
Dat klinkt als een detail, maar het maakt een groot verschil. Een los bericht zonder context is lastig te beoordelen. Een heel gesprek met de eerdere berichten erbij geeft het AI-model — en uw collega als die erbij komt — genoeg informatie om het goed te doen.
Geen wachtwoorden bij ons
Bij IMAP slaan wij de inloggegevens versleuteld op. Bij Gmail zijn er geen inloggegevens: de koppeling werkt met een token dat Google beheert.
In beide gevallen kunt u op elk moment de stekker eruit trekken. De koppeling is ontworpen zodat u de controle houdt, niet wij.
Eén mailbox, één begin
We koppelen meestal met één mailbox tegelijk. Niet omdat het technisch niet anders kan, maar omdat het verstandiger is. Eén mailbox, één stroom, eerst laten draaien. Pas als dat staat, de volgende.